Imprensa Oficial passa a utilizar Protocolo Virtual para registro e gestão de documentos

Imprensa Oficial passa a utilizar Protocolo Virtual para registro e gestão de documentos


FOTO: Weslen Simplício
FOTO: Weslen Simplício

Plataforma permite o envio e a admissão de protocolos de forma 100% eletrônica, mais prática, segura, transparente e econômica

Em continuidade às ações de modernização de seus serviços e produtos, a Imprensa Oficial do Estado do Amazonas (IOA) está informatizando também o registro e a gestão de documentos na autarquia. A partir desta quinta-feira (1º/04), a IOA passa a utilizar o Protocolo Virtual para admissão de documentos no órgão.

A ferramenta, disponível em online.sefaz.am.gov.br/protocoloAM ou pelo site da Imprensa Oficial imprensaoficial.am.gov.br, permite o envio de documentações de forma 100% eletrônica, sem uso de papel, tornando mais prático, seguro, transparente e econômico o protocolo de documentos.

O sistema, que se tornou um case de sucesso da atual Administração Pública estadual, foi criado pela Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz-AM) e pela empresa Processamento de Dados do Amazonas (Prodam) para manter o funcionamento do protocolo da Sefaz durante a pandemia da Covid-19, respeitando o distanciamento social.

Como a plataforma do Protocolo Virtual é integrada ao Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged) do Governo do Estado, o canal interno de comunicação entre os órgãos estaduais, passou a ser disponibilizada e usada por secretarias, autarquias e fundações. Agora a IOA também utiliza o sistema.

Dentre os benefícios do Protocolo Virtual estão a possibilidade de registrar documentos sem sair de casa ou do escritório, não sendo mais necessário comparecer fisicamente no setor de protocolo da Imprensa Oficial. Além disso, o usuário pode acompanhar pelo sistema o andamento da solicitação dentro da instituição.

“Depois da versão eletrônica do DOE, das assinaturas digitais de atos oficiais por autoridades e da ‘identidade funcional segura’ como solução para crachás, informatizamos o nosso protocolo, seguindo a determinação do governador Wilson Lima de fazer uma gestão inovadora para reduzir custos”, enfatizou o diretor-presidente da IOA, João Ribeiro Jr.

É importante ressaltar que o setor de protocolo da Imprensa Oficial continua funcionando para o registro físico de documentos, principalmente correspondências, cartas e convites. A expectativa é que a gestão de protocolos na IOA se torne entre 80% a 90% virtual, reduzindo drasticamente o uso de papel.

Saiba como acessar – Para acessar, basta entrar no site da Imprensa Oficial do Amazonas em imprensaoficial.am.gov.br e clicar no banner do Protocolo Virtual, ou entrar no endereço online.sefaz.am.gov.br/protocoloAM. Na página inicial, o usuário já encontra um vídeo tutorial e um manual em PDF sobre como utilizar.

É recomendável acessar por navegadores Google Chrome ou Mozilla Firefox em suas últimas versões e também instalar um componente de assinatura para o bom funcionamento do sistema, disponível para computadores com sistema operacional Microsoft Windows e linguagem de programação Java. Tanto o link para download do componente como o manual de instalação estão disponíveis na página.

Certificado Digital ou NFA – Existem duas opções de acessar o Protocolo Virtual: utilizando um Certificado Digital ou com login e senha de usuários da Nota Fiscal Amazonense (NFA).

Para acessar com Certificado Digital, o usuário já deverá ter o próprio certificado instalado no computador e depois clicar na imagem com a informação “e-CPF / e-CNPJ”. Ocorrendo tudo certo, o sistema irá redirecionar o acesso para a primeira tela do Protocolo Virtual.

A outra opção é com acesso pela Nota Fiscal Amazonense (NFA), que necessita de cadastro prévio no programa. Caso o usuário já seja cadastrado, basta utilizar as mesmas credenciais para entrar.

Formalizando processos – O Protocolo Virtual permite protocolar documentos para vários órgãos do Governo do Amazonas. Para formalizar um processo, o usuário deverá clicar em “Novo Processo” e seguir quatro passos: 1) escolher o órgão estadual; 2) definir o assunto; 3) repassar informações dos documentos necessários para o assunto escolhido; e 4) incluir os documentos.

Cada órgão seleciona e disponibiliza sua lista de assuntos de protocolo, podendo acontecer de determinado assunto ainda não estar cadastrado. Em caso de dúvidas, é possível entrar em contato pelo e-mail projeto.protocolo@sefaz.am.gov.br.

Fonte: Governo do Amazonas